کانفلوئنس و Agile : چگونه این ابزار به تیمهای چابک کمک میکند؟
کانفلوئنس ابزار همکاری قدرتمندی است که مانند مغز مرکزی همه چیز را منظم و در دسترس نگه میدارد. تصور کنید در شرکتی کار میکنید که همه چیز نامنظم و پراکنده است؛ ایمیلهایی به طور روزانه بین اعضای تیم رد و بدل میشوند، اما هیچکس دقیقا نمیداند آخرین نسخه فایل آن کجاست، جلسات هر هفته بالاجبار برگزار میشوند، اما هیچکس یادداشتی از تصمیمات ندارد و وظایفی که بین پیامهای چت یکی یکی گم میشوند.
در پایان چه اتفاقی میافتد؟ تیمها سردرگم میشوند و زمان زیادی برای رسیدن به تارگتها از دست میرود. اما با ابزار قدرتمند کانفلوئنس شما میتوانید تمام اطلاعات مهم تیم خود را جمع آوری و دسته بندی کرده و تیم را از سردرگمی نجات دهید. با توضیحاتی که دادیم ممکن است این سوال برایتان پیش بیاید که کانفلوئنس چه ویژگیهایی دارد و چگونه به تیمهای چابک کمک میکند؟
اگر دوست دارید به تمام جواب سوالات خود پیرامون ابزار کانفلوئنس و رویکرد مدیریت پروژه Agile برسید، پس مطالعه این مطلب از سایت کلید موفقیت را از دست ندهید:
آشنایی با کانفلوئنس و Agile
متدولوژی اجایل (Agile)، رویکردی در مدیریت پروژه است که شعار آن انعطاف پذیری، چابکی، همکاری تیمی و بازخورد مستمر میباشد. اما جالب است این نکته را بدانید که Agile فقط یک روش خاص نیست، بلکه یک چارچوب کلی است که در آن روشهای مختلفی برای اجرا وجود دارد: اسکرام (چارچوبی برای مدیریت پروژهها که بر اساس اسپرینتها و جلسات منظم است) و کانبان (یک سیستم بصری برای مدیریت کردن کارها). XP، Lean و سایر روشها.
کانفلوئنس یک ابزار مدیریت دانش و مستند سازی است که توسط شرکت Atlassian به بازار عرضه شده است و به تیمهای چابک کمک میکند تا اسناد، گزارشها، تصمیمات و اطلاعات پروژه را به صورت متمرکز و در یک فضا (Space) ذخیره کنند.
ویژگیهای کانفلوئنس برای تیمهای چابک
تیمهای چابک به دلیل تغییرات مداوم و سرعت بالای کارهای خود به ابزاری نیاز دارند که مستند سازی، مدیریت پروژهها و هماهنگی تیمی را ساده سازد. کانفلوئنس با دارا بودن ویژگیهای زیر به تیمهای چابک کمک میکند:
مدیریت دانش و مستندسازی
در تیمهای چابک، مستندسازی اطلاعات پروژه، جلسات و تصمیمات تیمی از اهمیت ویژهای برخوردار است. کانفلوئنس با ایجاد یک فضای مرکزی برای ذخیره دانش تیمی، به کاهش پراکندگی اطلاعات کمک میکند.
هماهنگی تیمی و همکاری آنلاین
یکی از بزرگترین چالشهای تیمهای چابک این است که اعضای تیم دائما باید بر روی یک سند واحد کار کنند، از این رو امکان ویرایش همزمان اسناد توسط اعضای تیم نیز در کانفلوئنس فراهم است. از سوی دیگر، امکان مشاهده و بازگردانی نسخههای قبلی و نظر گذاشتن بر روی اسناد از دیگر ویژگیهای کانفلوئنس برای تیمهای چابک است.
یکپارچگی با چیرا به منظور مدیریت تسکها
خبر خوش این است که کانفلوئنس به طور کامل میتواند با جیرا ادغام شده و امکان مدیریت کردن تسکها، اسپرینتها و گزارشهای پروژه را به اعضای تیم میدهد. همچنین، امکان پیوست کردن مستندات فنی، لینک سازی و دسترسی سریع به تحلیلها و مستندات برای بهبود شفافیت تیمی در این ابزار قدرتمند فراهم است.
داشبوردها و گزارش گیری سریع
یکی از مهمترین نیازهای تیمهای چابک، تحلیل عملکرد و روند پیشرفت پروژه است. کانفلوئنس برای این کار نیز داشبوردهای مدیریتی دارد که این نیاز را کاملا برطرف میکند. حتی امکان ایجاد داشبوردهای سفارشی برای نمایش وضعیت پروژهها و تسکها نیز در کانفلوئنس وجود دارد.
چگونگی مدیریت پروژهها در Agile با کانفلوئنس
در یک تیم چابک، برنامه ریزی اسپرینت، تعریف وظایف و مستند سازی کردن تصمیمات، بسیار ضروری و مهم است. کانفلوئنس با ارائه این ویژگیها مشکل مدیریت کردن پروژهها را در اجایل سادهتر و سریعتر میکند:
برنامه ریزی اسپرینتها
تیمها میتوانند در ابزار کانفلوئنس، جلسات برنامهریزی اسپرینت را مستند کنند و وظایف را مشخص نمایند.
ایجاد صفحات پروژه
هر پروژه یا اسپرینت دارای یک صفحه مشخص در کانفلوئنس است که شامل اهداف، تسکها و مستندات است.
به روزرسانی مستمر اطلاعات
اعضای تیم به راحتی میتوانند اطلاعات جدید را مستقیما به صفحات پروژه اضافه کنند تا همه از تغییرات پیش آمده باخبر شوند.
تجزیه و تحلیل عملکرد تیم
داشبوردهای مدیریتی و گزارش گیری خودکار در ابزار کانفلوئنس قادر است روند پیشرفت و وضعیت پروژه را به مدیر نمایش دهد.
هماهنگی و ارتباطات تیمی در Agile با استفاده از کانفلوئنس
از آنجایی که تیمهای اجایل سرعت بسیار بالایی برای انجام تسکها و کارهای خود دارند، چالش بعدی آنها هماهنگی تیمی و اشتراک گذاری اطلاعات است. اگرچه بسیاری از تیمها از ابزارهایی مانند ایمیل، چت و جلسات حضوری استفاده میکنند، اما این روشها بسیار پراکنده و ناکارآمد هستند و کانفلوئنس با دارا بودن ویژگیهای زیر این مشکل را مرتفع میسازد:
مستندسازی کردن جلسات
در کانفلوئنس شما میتوانید تمامی تصمیمات، مباحث و برنامههایی که دارید را به صورت مستند ذخیره نمایید.
ویرایش گروهی و همزمان اعضای تیم بر روی یک سند واحد
همانطور که گفتیم، در کانفلوئنس امکان ویرایش گروهی و همزمان اعضای تیم بر روی یک سند واحد وجود دارد و آواتارهای کاربران به آنها میگوید که چه کسی در حال حاضر بر روی صفحه کار میکند. به علاوه، شما میتوانید به سادگی با زدن دکمه + شخص دیگری را اضافه کنید و از قابلیت @mention(منشن کردن) برای بیان نظرات و فیدبک خود استفاده نمایید.
ارتباط شفاف میان اعضا
ویژگی منحصر به فرد بعدی ابزار کانفلوئنس، شفاف بودن ارتباط میان اعضا است، چرا که همه اعضای تیم به طور همزمان به اطلاعات دسترسی دارند و نیازی به پرس و جوهای مکرر از همدیگر نیست.
مدیریت اسپرینتها و تسکها در کانفلوئنس
تیمهای اسکرام که عموما بر مبنای اسپرینتها کار میکنند به ابزاری نیاز دارند که مدیریت تسکها، اهداف و نتایج هر اسپرینت را تسهیل کند، کانفلوئنس در این زمینه نیز امکانات و ویژگیهای زیر را فراهم کرده است:
- ایجاد صفحات ویژه برای هر اسپرینت
- یکپارچگی با جیرا
- مستند سازی بازخوردها و جلسات بررسی
مزایای کانفلوئنس برای تیمهای اجایل
در محیطهای چابک دسترسی سریع به اطلاعات و هماهنگی تیمی از اهمیت بالایی برخوردار است. کانفلوئنس با ارائه فضای متمرکز و یکپارچه به تیمها کمک میکند تا حداکثر بهره وری را داشته باشند و بدون اتلاف وقت بر روی اهدافشان تمرکز کنند. در ادامه به مهمترین مزایای این ابزار برای تیمهای چابک اشاره خواهیم کرد:
تمرکز اطلاعات در یک مکان خاص
در بسیاری از تیمها، اطلاعات به صورت پراکنده در چتها، ایمیلها و حتی جلسات حضوری گفته میشود، در کانفلوئنس به جای پراکنده بودن اسناد شما میتوانید در یک فضای منسجم و واحد همه اطلاعات مهم تیم خود را ذخیره نمایید.
کاهش اتلاف وقت در زمان جستجوی دادهها
با این ویژگی منحصر به فرد کانفلوئنس تیمها بدون نیاز به ایمیلهای طولانی یا چتهای بینتیجه، مستقیما به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا میکنند.
افزایش بهره وری و هماهنگی تیمی
قابلیت اشتراک گذاری دانش و ایجاد هماهنگی میان اعضای تیم از لحاظ اطلاعاتی موجب میشود تا تیمهای چابک سریعتر و بهتر تصمیم گیری کنند.
مدیریت بهتر پروژههای Agile
در یک تیم چابک اگر اطلاعات پروژه انسجام و هماهنگی نداشته باشد یا هماهنگی میان اعضا ضعیف باشد، برای پیدا کردن دادهها، توضیح وظایف و اصلاح اشتباهات زمان زیادی صرف خواهد شد که این موضوع کاهش بهره وری تیم و افزایش هزینه پروژه را به دنبال خواهد داشت.
در پایان، به این نکته اشاره مینماییم که در دنیای Agile، ابزار کانفلوئنس به عنوان ابزاری همه کاره به تیمهای چابک کمک میکند تا اطلاعات خود را به صورت متمرکز ذخیره کرده و ارتباطات میان خودشان را تقویت کنند و در نهایت، پروژههای خود را با سرعت و دقت کافی به سرانجام برسانند. برای مطالعه مقالات بیشتر در این خصوص به سایت مشاورین کسب و کار کبیر مراجعه کنید.