چکیده : تعریف گزارش ساز و انواع آن، نرم افزار تهیه گزارش کار، پیامد عدم استفاده از گزارش ساز، چرا به گزارش ساز نیاز داریم؟مزایای گزارش گیری
اهمیت گزارش گیری و گزارش سازها (به انگیسی reporting software) در سازمان چیست؟ گزارش ساز چه کاربردی دارد و چه کمکی به مدیریت سازمان‌ها می‌کند؟ با ما باشید تا اخر این مقاله از سیستم مدیریت اطلاعات MIS تا نتایج سالها تجربه خود را در تولید نرم افزارهای داشبورد مدیریتی با شما در میان بگذاریم.
چرا به گزارش ساز نیاز داریم؟
تمامی مدیران در هر سطحی وحوزه‌ای، برای پایش عملکرد و در جهت بهبود مداوم رویه سازمانی به بررسی و تحلیل فرآیندها احتیاج دارند. اهمیت اخذ تصمیمات به هنگام و درست در جهت تضمین بقای سازمان بر کسی پوشیده نیست که این امر متکی به گزارش‌های درست و همه جانبه می‌باشد.
از سویی دیگر، تدوین و تنظیم گزارش‌های دقیق برای مدیران، از مرحله ایده پردازی و تفکر تا مرحله اجرا و انتقال مفاهیم، به نهایت دقت و توجه نیاز دارد زیرا یک گزارش استاندارد باید بتواند در کنار برجسته‌سازی نقاط قوت، نقاط ضعف سازمان را نیز برای مدیران ملموس‌تر نماید. این امر باعث می‌شود تا زمینه ارزیابی و بررسی درست میزان موفقیت فرایندها در برنامه‌های آتی و تدوین اهداف در نظر گرفته شود.
در واقع گزارش‌گیری‌‌های سازمانی به صورت اتوماتیک، بینشی عمیق از فعالیت‌های گذشته و جاری و تمامی فعالیت‌های فوری و حتی غیر ضروری در اختیار تصمیم گیران قرار می‌دهد. سیستم داشبوردساز براساس اطلاعات کسب شده از نرم افزارهای دیگر می‌تواند نتایج را براساس شاخص‌های آماری و بهره‌وری ارائه دهد.
انواع گزارش‌های داشبورد مدیریتی
انواع گزارش‌هایی مانند گزارش میزان و حجم خرید و فروش، گزارش انبارگردانی، گزارش میزان سود و زیان شرکت در قالب نمودارهای مختلف توسط داشبورد مدیریتی صادر می‌گردد تا براساس آنها بتوان برنامه‌ریزی اصولی و مطمئن‌تری برای آینده کسب و کار داشت.
گزارش‌های مالی، محصول پایانی عملیات حسابداری هستند و ارزش ویژه‌ای برای کاربران سیستم و مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها داشت تا با استفاده از این گزارش‌ها بتوانند نیازهای خود و استفاده کنندگان را سریع‌تر و کاراتر براورده نمایند.
خروجی‌های این سیستم‌های داشبورد ساز به فرمت‌های مختلف مانندXML ،Access ،SQL ،Word و Excel قابلیت خروجی گرفتن (Export) دارند. برای مشاهده لیست reporting software از نظر ویکی پدیا اینجا کلیک کنید.
پیامد عدم استفاده از گزارش ساز
گزارش سازهای انلاین، کمک شایانی به هدفمندکردن و یکسوسازی تمامی فعالیت‌های سازمان، از ابتدا تا انتها فرایندها خواهند بود. از مهم‌ترین پیامدهای عدم استفاده از نرم افزارهای مدیریتی می‌توان به مسائل و مشکلات گزارشات غلط، جداول تو درتو یا درج مطالب موازی و تکراری و از همه مهم‌تر، بی کیفیت بودن گزارشات اشاره نمود که بهره‌وری بازخوردها را کاهش داده و نتیجه مورد انتظار از آنها حاصل نمی‌گردد که در این شریط نیاز به تکرار بررسی‌ها هست.
در یک کلام، بدون استفاده از گزارش‌سازهای حرفه‌ای و استاندارد، گزارشات هدفمند با هزینه‌های بیشتر و مسائل دامنه‌دار تری به دنبال خواهد آمد.
مثال از گزارش گیری
از پرکاربردترین مثال‌ها از گزارش گیری، گزارش‌هایی ست که یک مدیر از موجودی و میزان مواد اولیه در اختیار دارد که بر اساس آن می‌تواند حجم ضایعات، زمان مورد نیاز برای تولید محصول نهایی و مقدار محصول نهایی را در هر لحظه در اختیار می‌گذارد. این گزارشات مبتنی بر این داده‌ها کمک می‌کند تا مقدار ضایعات کاهش پیدا کرده و به حداقل برسد و یا به صورتی دیگر با اصلاح در فرآیند تبدیل مواد اولیه به محصول نهایی، زمان تولید را کاهش داد تا سرعت خط تولید خود با بیشترین مقدار ممکن انجام پذیرد و در نتیجه میزان محصولات خروجی بیشنه گردد.
مدیران با استفاده از گزارشات فروش می‌توانند، نواقص و مسائل تولید را استخراج و رفع نمایند و به این ترتیب اطلاعات کاملی را بدست آورند که به وسیله آن این روند تولید موثر ادامه‌دار شود و با توجه به گزارشات تولید در هر زمان، نتایج تغییرات صورت گرفته را بررسی نمایند.
انواع گزارش گیری از سیستم های فرایندی
انواع گزارش را به ۵ نوع مختلف می‌توان ارائه نمود که عبارتند از :
- گزارش‌های چاپی
- گزارش‌های مروری
- گزارش ساز
- گزارشات پویا
- گزارش فعالیت‌های روز
در ادامه به توضیح گزارش‌های اشاره شده می‌پردازیم.
گزارش های چاپی
گزارش‌هایی هستند که باکمک آنها میتوانید نسخه چاپی برای هر فرمی داشته باشید؛ مثلاً فاکتور فروش، رسید انبار، رسید دریافت و حواله خروج. تنظیمات چاپ به این صورت است که بعد از ذخیره هر فرم، بالای فرم کلید چاپگر فعال می‌شود و می‌توان گزارش‌های مرتبط به آن فرم را آماده کرد یا از طریق فهرست هر فرمی، فرم‌های مورد نظر را انتخاب و از پایین با استفاده از کلید پرینتر گزارش چاپی تهیه کرد.
گزارش های مروری
گزارش‌هایی هستند که همه عملیات انجام‌شده در آن با فیلترهای گوناگون در فاصله زمانی مشخص، گزارش‌گیری می‌شوند. مثلاً مرور حسابها گزارش ترازها و دفاتر، مرور عملیات بانکی، مرور دارایی، مرور فروش مرور کامل طرف حساب،مرور سفارش‌گیری و پخش، مرور سفارش خارجی، مرور وجودی انبار، مرور حقوق و لیست حقوق، مرور قرارداد و سفارش ها.
همه‌ی این گزارشات مروری بخصوص مرور حسابها در فریار قابلیت پرینت و انتقال به اکسل دارند. بعضی مواقع نیاز دارید که از مرورها گزارش چاپی تهیه کنید، اما با توجه به اینکه ستون های آنها زیاد هستند و قادر نیستیم در یک برگه A4 جا دهید و یا شکل ظاهری آنها کمی متنوع است، برای اینکه گزارشات مرتب تهیه کنید و تمامی ستون‌ها را داشته باشید باید در پایین فرم از منوی چاپ، گزینه چاپ چند سطری را انتخاب و براساس عکس، زیر ستون مورد نظر را مشخص کنید و چاپ کنید.
از این طریق، تمامی ستون‌ها در یک فرم گزارش اطلاعات خواهند شد.
محیط گزارش ساز
گزارش ساز در حقیقت محیطی برای دریافت، ویرایش و تهیه گزارش‌های مهم است؛ مثلاً اقلام باز فاکتور خرید، قلم های باز پیش‌فاکتور، گزارش چک‌ها و گزارش بستانکاران/بدهکاران انواع صورت حساب‌های مشتریان ، گردش کالا در انبار و کسر و اضافات انبارگردانی ، صورت سود و زیان و تراز نامه با سبک جدید.
گزارش های پویا
فضایی برای ساخت گزارش‌هایی شامل گزارش‌های مروری و امکان فیلترکردن ، طبق سلیقه کاربر است مثلاً در نظر بگیرید، در داخل فرم‌های فاکتور فروش نیاز به یادداشت داده‌های تکمیلی شامل (توضیحات، تاریخ تسویه و…) را دارید که برای گزارش‌گیری از آنها بهترین گزارش، همان ساخت گزارش پویا با ستون‌های موردنظراست.
گزارش کارهای روز
منوی از قبل ساخته شده‌ای هست که در آن میتوانید گزارش‌های پرکاربرد را به صورت جدا تهیه نمایید. برای نمونه گزارش از کالاهای نیازمند سفارش که برای فعال نمودن آن باید قطعآ در تعریف کالا در تب کنترل موجودی مقدار حداقل کالا را وارد نموده ویا اینکه فاکتورهای تحویل نشده که همان فاکتورهایی هست که خروج انبار برای آنها هنوز ارسال نشده و یا خارج کردن انبارهای بدون فاکتور ، چکهای پرداختی سررسید شده و نشده، چکهای دریافتی نزد صندوق و در جریان وصول سررسید شده و نشده.
آیا می‌دانید که میتوانید گزارش خود را در فرمت خاص طراحی کنید؟
در هر شرکتی با توجه به نوع کاری که انجام می‌دهند، چالش های متفاوتی رو به رو می‌شوند؛ برای نمونه یکی از این چالش‌های رایج مشتریان: چگونگی تهیه گزارش شماره چکهای استفاده نشده از دسته چک حساب بانکی است.
از قسمت شرکت و در منوی فهرست بر روی گزارش ساز کلیک کرده و پس از آن قسمت دریافت و پرداخت را بازکرده و بر روی گزارش دسته‌چک دو بار کلیک کنید تا پنجره آن باز شود. سپس از کادر سمت راست، گزارش را بر پایه فیلد (کد تفصیل حساب بانکی چک) فیلتر کرده و در پایان کلید تأیید بزنید. با این گزارش به آسانی میتوانید از چکهای خرج شده و چکهای سفیدِ دسته چک گزارش تهیه نمایید.
گاهی اوقات براساس هر دلیلی نیاز دارید گزارش‌های خود را در فرمت‌های خاصی مانند PDF، Excel، Jpg و … ذخیره نموده یا به قسمت دیگری منتقل کنید. همه‌ی گزارش‌هایی که از سیستم تهیه می‌شوند (مانند گزارش سود و زیان) را می‌توان در فرمت‌های (PDF, Rich Text, Excel File 2007,MHT file, PowerPoint , XPS, DBF Table و … و یا فرمت Jpg,GIF, TIFF,PNG, Bitmap) در گزارش سازها ذخیره کرد.
فقط نیاز است مراحل زیر را طی کنید:
از هر فرمی از سیستم که گزارش دریافت می‌نمایید، در صفحه پیش‌نمایش آن گزارش، از بالای فرم، طرف چپ، گزینه ذخیره (save) را انتخاب کرده و قالب موردنظر را برای ذخیره انتخاب نمایید و راه را برای ذخیره فایل تعیین نمایید.
زیر سیستم گزارش گیری
سیستم داشبورد مدیریتی، ابزاری قدرتمند و حرفه‌ای است که به مدیران امکان ارائه گزارشات در کمترین زمان با انواع خروجی‌های مورد نظر می‌دهد. سیستم گزارش ساز فریار، ابزار گزارش‌گیری از انواع داده‌های مدیریتی است که با نمایش داده‌ها به صوردر قالب انواع فرمت‌های نمایشی، دیدی جامع از اطلاعات سیستم‌ها در اختیار تصمیم گیران سازمان قرار می‌دهد.
نتیجه گیری
در این مقاله، انواع گزارش های ویژه و پرکاربرد نرم افزار داشبورد مدیریتی و روش ساخت و ویرایش آنها را شرح دادیم،. همچنین زیرسیستم گزارش ساز که به صورت خاصی برای ارائه گزارش های مدیریتی ساخته شده است را به شما معرفی نمودیم. برای اطلاعات بیشتر می توانید ویدئو مربوط به هر زیرسیستم را در کانال سیستم مدیریت اطلاعات فریار مشاهده فرمایید تا با امکانات انواع نرم افزارهای حسابداری آنلاین، نرم افزار حقوق و دستمزد و …. و نرم افزار گزارش‌ساز آشنا شده و اثر آن بر مدیریت کسب‌وکار برایتان ملموس‌تر شود.
